Blogit Blogit

Ohjaamon johtamisen haasteet

Ohjaamojen johtaminen on mielenkiintoinen, innostava ja toisinaan turhauttava haaste. Arkea ja työtä johdetaan monilla eri nimikkeillä. Päällikkö, projektipäällikkö, koordinaattori, palvelujohtaja… Harva heistä on kuitenkaan esimies, kukaan ei ole esimies kaikille Ohjaamonsa työntekijöille. Taustalla pyörii siis aina isompi tai pienempi joukko muita johtajia. Koordinaatiota Ohjaamo kuitenkin tarvitsee, mutta mitä se tarkoittaa?

(Selvyyden vuoksi tässä kirjoituksessa käytän Ohjaamoa koordinoivasta ja toimintaa johtavasta henkilöstä nimitystä koordinaattori. Kuten alussa totesin, samaa tehtävää voi hoitaa monella muullakin nimikkeellä.)

Koordinaattori ei ole esimies, mutta käytännössä rinnastuu sellaiseksi

Ohjaamo koostuu monesta eri toimijasta ja useista eri organisaatioista. Työntekijäjoukolla voi takanaan olla iso esimiesten joukko, joiden kanssa Ohjaamon koordinaattori toimii. Monen esimiehen lisäksi tämä organisaatioiden moninaisuus tuo mukanaan erilaisia työkäytänteitä ja ohjeistuksia sekä erilaiset budjetit. Vaikka Ohjaamolla olisi selkeä yhteinen tavoite, voi haasteeksi tulla sen kanssa ristikkäiset tavoitteet työntekijöiden omien kotiorganisaatioiden taholta. Moni koordinaattori kuvaakin omaa työtään puun ja kuoren välissä olemiseksi. Toisaalta on paljon odotuksia, toiveita ja vaateita, mutta ei asemaa eikä päätösvaltaa. Jotta arjen työ olisi sujuvaa, tulee Ohjaamon koordinaattorilla olla riittävä mandaatti toimia. Mitä se mandaatti tarkoittaa ja mihin kaikkeen se oikeuttaa, se on paikallisesti sovittava. Käytännössä usein hyväksi on koettu malli, jossa koordinaattori toimii arjessa lähiesimiehenä varsinaisen esimiesvastuun ollessa omassa kotiorganisaatiossa.

Esimiehisyyden selkiytyminen vie aikaa. Pikavoittoja ei uusissa Ohjaamoissakaan kannata odottaa. Ajan lisäksi toimintaympäristön muutokset saattavat auttaa, kun yhdessä ajatellaan, että ”tämä Ohjaamo me ainakin viedään maaliin”. Aika myös selkiyttää kotiorganisaatioiden toimijoille ja johtajille mikä Ohjaamo on, eikä hyötyjen näkyväksi tuleminenkaan ole haitannut. Työntekijöiden rekrytointienkin kautta on voinut tulla helpotusta, mikäli koordinaattori on päässyt mukaan rekrytointeihin ja kun ylipäätään on siirrytty rekrytoimaan pelkän työhön nimittämisen sijaan. Näin koordinaattori on päässyt rakentamaan tiimiä, jossa jokainen tekijä täydentää porukan osaamista oikealla tavalla.

Koska työ on moninaista, ei riitä, että Ohjaamo toimii matalalla kynnyksellä. Tarvitaan myös matalan kynnyksen johtamista. Se on sitä, että koordinaattorille on helppo tulla juttelemaan ja kaikesta voidaan puhua. Se on sitä, että ei ole kissoja, joita ei voisi pöydälle nostaa. Se on joustavuutta ja sitä, että yhteistä näkemystä työstä luodaan jatkuvasti. Se on yhdessä tekemistä tiimin kanssa.

Johdon sitoutuminen on kaiken A ja O

Uuden Ohjaamon käynnistyessä on paljon puhuttu johdon sitoutumisesta. Usein se onkin ollut ratkaiseva tekijä erityisesti alkuvaiheessa. Johtajilla on tärkeä rooli toki myöhemminkin. ”Ohjaamo on tärkeä juttu, me tehdään tämä” on tärkeä viesti ylimmältä johdolta erityisesti niissä tilanteissa, joissa ratkotaan mihin kaikkeen resurssit riittävät. Pelkän ylimmän johdon sitoutuminen ei kuitenkaan riitä. Moni koordinaattori kertoo ylimmän johdon kyllä olevan sitoutunut toimintaan, mutta väliportaan olevan haastava kohta. ”Esimiehet tarvitsisivat lisää ymmärrystä työn luonteesta ja koko Ohjaamosta. Heidät pitäisi saada edes joskus koolle yhtä aikaa.”

Ohjaamojen omat ohjausryhmät (myös ilman hankerahoitusta toimivilla Ohjaamoilla) on huomattu hyväksi tavaksi toimia. Ohjausryhmään on voitu koota esimerkiksi kaikkien Ohjaamossa mukana olevien organisaatioiden johtoa. Ohjausryhmien sijaan ja / tai rinnalla voi olla hyvä pitää omia esimiespalavereja, joissa kaikki Ohjaamossa työskentelevien esimiehet tapaavat säännöllisesti. Muutoinkin jatkuva tiedottaminen puolin ja toisin on tärkeää. Myös erilaiset kumppanuussopimukset ovat tulossa monissa Ohjaamoissa. Käytännön kokemusta näistä on vielä vähän, mutta se lisääntyy koko ajan.

Monialaisuus on suurin rikkaus ja suurin haaste

Monialaisessa työyhteisössä, niin kuin missä tahansa työyhteisössä, pienetkin asiat ovat joskus suuria. Kuka maksaa kahvin? Entä saako kahvia juoda milloin tahansa? Isompiakin kysymyksiä löytyy. Millainen työaika on ja miten sen kanssa toimitaan? Entä tietosuojakäytänteet? Erilaisissa organisaatioissa on erilaiset käytänteet ja näiden yhteen sovittaminen on toisinaan vaikeaa. Vaikkapa juuri kahvin keittämisestä voi tulla riitaa - tuttua varmasti monelta muultakin työpaikalta. Toiset asiat on helpompi ratkoa kuin toiset. Kahvin maksamiseen liittyvät kysymykset voivat ratketa sillä, että yksi organisaatio maksaa kahvit, toinen maidot koko työyhteisölle. Työaikaan liittyvät käytännöt sen sijaan ovat hankalampia. Samoin on esimerkiksi etätyön laita. Kuka Ohjaamossa voi tehdä etätöitä ja minkä verran tai voiko Ohjaamon työtä ylipäätään tehdä etänä?

Ohjaamoissa eri asiantuntijat tekevät omaa työtään, mutta se tuskin missään on samanlaista työtä kuin mitä työskentely omassa kotiorganisaatiossa olisi. Puhutaan ohjaamolaisuudesta ja ohjaamomaisesta työotteesta. Mistä näissä on kyse? Mitä ohjaamomainen työote meidän Ohjaamossamme tarkoittaa? Tämän miettiminen ja kirkastaminen vaatii yhdessä kehittämistä. Apuna työssä ovat olleet muun muassa Tessu-hankkeen valmentajat.

Ohjaamoissa osa-aikaisesti työskentelevät tai vain silloin tällöin päivystämässä piipahtavat tekijät ovat omalla tavallaan haastava joukko. Miten yhteisöllisyyttä rakennetaan arjessa? Ohjaamoissa työskentelevillä fokus on nuorissa, niin kuin pitääkin. Joskus tämä kuitenkin tarkoittaa sitä, että fokus ei ole oman työn tai työyhteisön kehittämisessä. Ohjaamot eivät vain kehitä nuorten palveluja, vaan myös uudistavat työtapoja ja luovat uudenlaista yhteistyötä. Aikaa pitäisi muistaa resursoida kehittämistyöhön, ei vain asiakastyöhön. On myös Ohjaamoja, joissa ei ole yhtään ainutta kokopäiväistä ohjaamolaista. Koordinaation näkökulmasta tämä haastaa työtä, kun osa-aikaisilla ohjaamolaisilla ei välttämättä ole ketään, kenen kanssa keskustella. Ohjaamotyö tarvitsee ja ansaitsee koordinaattorinsa.

Virkistysryhmä on työryhmistä tärkein

Missä tahansa työyhteisössä, mutta erityisesti monialaisessa yhteisössä, yhteisöllisyyden ja yhteishengen rakentaminen on tärkeää. Me-hengen luominen ja se, että jokainen työntekijä on ylpeä omasta työpaikastaan, ovat yhteistyön näkökulmasta keskeisiä asioita. Yhdessä toimiminen ja nuorten monialaisesti tukeminen edellyttävät toisten tuntemista. Tunteminen taas syntyy yhdessä vietetystä ajasta ja yhdessä tekemisestä. Usein helpottaa jos Ohjaamossa ajatellaan työntekijöiden olevan ensisijaisesti ohjaamolaisia ja vasta toissijaisesti oman taustaorganisaationsa edustajia.

Jollei Ohjaamoon ole vielä koottu oma virkistysryhmää, kannattaa sellainen koota ensitilassa. Yhteiset virkistyspäivät ja pienet jutut arjessa ovat tärkeitä. Töissä pitää olla hauskaa. Muistakaa myös pysähtyä säännöllisesti ja kiinnittää huomiota siihen, mitä kaikkea olette yhdessä saaneet aikaan.

Valtakunnallinen verkosto työn tukena

Koordinaattorin tehtävä on moninainen, monialainen, monimuotoinen ja monitasoinen. Siinä saa olla moneksi. Koordinaattori tekee Ohjaamossa kaikkea, minkä takia itsensä johtaminen on työn avaintaitoja. Oman tehtävän hahmottaminen ja suhteen määrittäminen toisiin toimijoihin helpottavat. Verkostoituminen toisten kanssa auttaa. Yksin ei tarvitse pestistä suoriutua. Apuna ja tukena työssä toimii valtakunnallinen Ohjaamojen verkosto. Kollegoilta saa vinkkejä miten toimia, mutta myös ideoita ja ymmärtävän kaverin, jonka kanssa voi tuskailla asioiden laitaa. Ohjaamojen päällikköpäivät, joita järjestetään kolme, neljä kertaa vuodessa, ovat olleet tässä tärkeässä roolissa. Tutuille tyypeille eri puolella Suomea on helppo soittaa tai laittaa viestiä.

Koottuja viisauksia

  • Monialaisuus ja sen myötä moniesimiehisyys haastavat. Aika, jatkuva yhteydenpito ja ylimmän johdon sitoutuminen toimintaan auttavat.
  • Ohjaamoissa on paljon tietoa ja taitoa. Sitä voi jakaa esimerkiksi niin, että kerran kuussa joku Ohjaamossa työskentelevä kertoo oman osaamisalansa asioista toisille.
  • Ohjaamossa työskentely lisää ainakin koordinaattorin luovuttaa. Monena saa olla, taatusti törmää erikoisiin kysymyksiin ja innovatiivinen pitää olla resursseja etsiessään.
  • Resurssia ei välttämättä ole ohjattu toimintaan tai esimerkiksi laitteisiin. ”Jos kerjäämisestä olisi maisterintutkinto, olisin jo tohtori” sanoi eräskin Ohjaamon koordinaattori.
  • Kiittäminen, kehuminen ja kannustaminen. Hyvän huomaaminen.
  • Tessu-hanke tarjoaa apua monialaisen työn ja työyhteisön kehittämisessä.
  • Koordinaattorina saa olla monena. Valtakunnallinen vertaistuki helpottaa.

Kesäkuussa Jyväskylässä koolla olleet Ohjaamojen päälliköt ja koordinaattorit pohtivat yhdessä Ohjaamojen johtamista. Kokemukset, opit ja sitaatit on poimittu näistä keskusteluista.

Kommentit
Ei kommentteja. Ole ensimmäinen.

Kohtaamo somessa Kohtaamo somessa